如何有效地为您的企业使用 Microsoft Office

对于一些企业主来说,技术的进步可能是压倒性的和令人困惑的。当技术融入运营工作流程时,这对任何公司来说都是一个巨大的里程碑。

毕竟,为帮助企业而开发的软件和不同工具的编程主要是通过使其适应每天发生的数字变化来帮助公司发展。

微软 Office 是几乎所有企业的主要平台之一。它不会区分您拥有什么样的业务。无论您是否是一家初创公司,您都需要 Microsoft Office 来发展您的业务。 

如果你有很多员工或者你只是一个五人团队,这并不重要。 Microsoft Office 的功能可以满足您的所有业务需求。由于其多功能性,投资购买整个 Microsoft Office 软件包对任何公司来说都是理所当然的必要。

将 Microsoft Office 融入工作场所

当您作为公司所有者最终决定将 Microsoft Office 包含在您公司的系统中时,您就迈出了创建更高效​​、更同步和更有条理的办公环境的第一步。因此,既然您已经安装了它,您可能想知道如何使用其功能并优化团队的工作流程。

以下是一些可以有效使用 MS Office 以获得更好工作体验的方法。

1. 让它变得简单、智能和可访问

Office 365 提供了广泛的产品,可以帮助简化您的工作流程。开发人员还发布了一个移动应用程序,可帮助您在手机上访问文档。由于其云服务,您可以在任何设备上访问所需的任何信息。 

您可以访问 使用 Chromebook 的 Microsoft Office 或任何其他设备,只要它们是使用您的电子邮件地址同步的。如果您已有可以使用的设备,则无需购买新设备。 

与只能从一个特定设备访问该软件相比,这使得它更加方便。此功能对于在不同地方工作但仍需要协作完成任务的员工很有用。

2. 与您的共同作者实时进行更改

MS Office 使用最广泛的软件之一是 Microsoft Word。它是一个用于制作文档、商业计划等的多合一平台。这对于依赖文章和新闻写作的公司尤其重要。 

一大特色 微软Word 是多人协作并实时更改他们必须创建的文章或文档的能力。

由于对 MS Word 进行了升级,所有共同作者都能够看到谁进行了哪些更改。通过这种方式,与让人们单独工作相比,可以减少误解并且可以在更短的时间内完成工作。

3. 同事之间的清晰沟通

MS Office 还附带用户可以在工作场所使用的其他应用程序。其中之一是 Skype 应用内集成。这无疑是一个游戏规则改变者,因为您可以与您的同事协调、屏幕共享和进行可视化对话 — 一切都在您使用 Office 应用程序的同时。

MS Office 帮助沟通的另一种方式是有效使用 Excel。 微软Excel 是创建计划、绩效报告和组织中许多人必须访问的其他信息的绝佳工具。这将防止任何误传,因为他们可以看到其他人在 Excel 工作表中输入的实际信息。

合作者和管理层之间的良好沟通对于确保每个人都做好自己的工作非常重要。这也将为您节省大量时间,因为您可以随时随地进行交流。

4. 立即编辑和转换 PDF

某些项目可能要求您的文档为 PDF 格式。有趣的是,没有多少人知道使用 MS Office,您可以轻松准确地创建 PDF 电子表格、演示文稿和出版物。其他 PDF编辑器 还可以帮助有效地完成工作,尤其是在您要赶上最后期限的情况下。 

这个 MS Office 功能可以帮助您的工作场所,因为它可以使任何 PDF 项目更容易使用 MS Word 进行编辑。为此,您可以先将 PDF 文件转换为 Word 文档,然后像往常一样继续编辑。

5. Office 365 Planner 可以让任何团队组织起来

MS Office 中的此功能是新功能,来自最近的更新。和 微软规划师,您可以组织您的团队工作流程,并 360 度全方位了解当前正在发生的事情。您还可以创建策略并在截止日期前为您的员工分配任务,确保一切都按照您的战略计划完成。

如果您正在使用此功能,您就有能力了解正在发生的重要变化,或者是否有需要完成的任务的补充。另一个很棒的功能是您的团队在每次任务更新时都会收到实时电子邮件警报。

6. OneDrive 上的备份文件

可能发生在您身上的最糟糕的事情之一就是您的所有业务和工作文件都被删除。为了不发生这种情况,您可以使用 微软 OneDrive.您可以将计算机上的文件夹同步到 OneDrive。这会自动将文件保存到云中。这意味着您可以根据需要访问其他设备上的文件。如果突然停电,您也可以放心,您的文件会保存在 OneDrive 中

结论

微软 Office 是一款独一无二的软件,绝对是任何企业的必备软件。它融合了最新技术,旨在使任何操作工作流程更轻松、更方便。这可能是一笔相当大的投资,但质量和独创性完全值得这个价格。 

如果您是企业主或使用 MS Office 任何功能的员工,您可以在下方与我们分享您的意见和评论,了解您的体验以及该平台如何对您的公司产生影响。我们将非常乐意听到您的想法。

欢迎您提出意见!

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